Cuando una mala elección sale cara

¿Que paso aquí?

Esta es probablemente la primera pregunta que a uno se le viene a la mente, como una Empresa tan grande como IBM puede cometer tan serios errores que lleven a una situación como esta.

El problema de los ERPS

En mis 16 años trabajando en informática e visto muchas implementaciones fallidas de ERPs, los problemas son de diversos tipos, pero principalmente es que la mayoría de las empresas se lanzan a la aventura de un ERP luego de que el directivo mas alto en la jerarquía lleva algún curso de "gestión" en algún centro especializado en negocios y algún profesor le menciono que los ERPs los ayudarián a mejorar la empresa, aumentar las ventas, analizar el mercado, etc. etc.

Probablemente en esta situación ese no sea el caso, pero el segundo motivo de porque una implementación de un ERP falla es que la empresa implementadora no conoce el negocio del cliente, esto es el principal problema, pero este caso es salvable haciendo algo que las empresas "implementadoras" de ERPs (propios o ajenos) generalmente no hacen, y es algo sencillo, es simplemente escuchar a los USUARIOS.

En la mayoría de los casos los directivos de las empresas, y mientras mas grande esto se acentúa mas, no saben realmente lo que hacen los usuarios, generalmente esa gente que lleva a la empresa a ser una corporación gigantesca, y muchas veces sin apoyo de software, han organizado sus procesos y actividades, las han optimizado al máximo (porque a nadie le gusta hacer trabajo repetitivo) y lo han planificado todo y de la noche a la mañana viene un señor en terno y corbata que le mostró al dueño de la empresa una pantallita muy bonita con varios gráficos, página web, alertas a su celular, etc etc y de pronto le quiere decir como debe de hacer su trabajo y esto se debe a que en la mayoría de los casos los ERPs no son 100% configurables y te obligan adecuarte a sus propios procesos.

Este es otro de los grandes problemas de los ERPs, la configuración o customización, recuerdo un caso de un cliente que compro un ERPs por varios cientos de miles de dólares y tuvo que gastar sus buenas decenas de miles adicionales para traer a los desarrolladores de este producto porque simplemente habia un problema con la estructura contable que no se adecuaba a la realidad peruana, y esto se debió a que como en el párrafo anterior los que tomaron la decisión o participaron en la elección de la herramienta no fueron los sufridos usuarios, la gente que tiene que batallar con el software día a día.

La realidad de los ERPs

A veces siento que los ERPs tienen cabida principalmente en empresas que no tienen nada organizado, probablemente a ellas sin procesos (formales o informales) de los cuales desprenderse pueden sacar mejor provecho de trabajar con una herramienta de este tipo, para aquellas que ya han alcanzado un cierto volumen no creo que pasar de su software in-house a algo echo y vendido en cajita sea la mejor solución, es algo que se debe manejar con precisión de cirujano.

Los procesos de implementación de ERPs no son rápidos, una buena implementación puede tomar entre 6 meses a un año para una empresa mediana y mucho mas mientras mas grande sea la empresa y mas ajustado sea el presupuesto, lastimosamente las empresas creen que implementar un ERPs solo es el gasto de la nueva herramienta y la consultoría de los "expertos" que pone la empresa a su disposición, esto es mas falso que moneda de 3 soles.

En el costo debe ud. tomar en cuenta que debe invertir en capacitación de los empleados, lo peor que podría hacerse, y lo e visto muchas veces, es cambiar al personal, esto es catastrófico para la empresa, cada persona se va con un gran know-how de la empresa y cualquier profesional que ud. ponga en su silla por mas rankeado que este tendrá que aprender como funcionan las cosas.

Generalmente con la implementación de un nuevo software vienen otros gastos como mejora de la infraestructura informática y esto no es poco, algunos ERPs son tan comelones de recursos que hablar de una granja de servidores no es poca cosa, a eso súmele las decenas de miles de doólares en licencias de nuevos productos base como sistema operativo, motor de base de datos, servidor de transacciones, de comunicaciones, de seguridad, etc etc y a eso encima súmele el costo de capacitación de su personal de soporte informático.

Quiere seguir sumando..... si a este punto ya pensó que a invertido bastante debe volver a leer la cabecera de esta nota "perdidas por $100 millones en operaciones" , este es el mayor costo en implementación de un ERP, no importa que tan grande y rankeado sea el implementador, que tan bueno sea el software, que tan preparados estemos para el impacto al cambio... ud. irremediablemente no llevará a cabo durante los primeros meses, en el mejor de los casos semanas, el mismo volumen de operaciones con su sistema viejito (manual o automático), recuerdo el caso de una empresa que eligio mal un ERPs que le costo $150k y al querellar el contador logro calcular el monto perdido por el uso de esa herramienta, nada menos que $2millones, cuando los dueños vieron la cifra entendieron que pelear por $150k dólares no les ayudaría en nada, ese año la empresa arrojaría fuertes números en rojo y habían perdido su fuerte posición en el mercado.

Es una buena opción no arriesgarse e implementar un ERP libre

Un ERP por mas libre que sea no esta libre de los problemas y costos antes mencionados, existen buenas alternativas libres en todas las plataformas y tecnologías que uno puede desear, pero esto igual causará un fuerte impacto en el bolsillo de la empresa, uno puede ahorrarse la adquisición de las licencias pero no de los consultores, capacitadores, infraestructura, operaciones no realizadas, etc.

Consideraciones para ingresar a la aventura del ERP propio

1. Primero vea que ofrece el mercado, no compre a la loca o al primero que se le presento, pruebe productos tantos como pueda, visite clientes si es posible.

2. Nunca, pero nunca, contrate con una empresa que no tiene experiencia en su rubro o trata de ocultarselo, haga preguntas propias del negocio, no genéricas que todo el mundo conoce, contabilidad, facturación, planillas eso lo sabe todo el mundo, pregunte como manejará o definirá su linea de producción, como configurará sus zonas de almacenaje (especialmente para los que usan almacenes de paso), como costeará la producción y los costos ocultos, como maneja los flujos documentarios o dei nformación, el flujo de efectivo, etc. etc. todo aquello que da valor adicional a su empresa y que es propio del negocio en el cual ud. está. Si la empresa es jovén, ud. considera que el producto es bueno y desea asumir el riesgo con ellos pacte condiciones que asegure un soporte permanente y constante en su empresao en remoto cuando lo necesite, no lo deje para despues o sobre entendido en la garantía.

3. Haga participar a su personal mas experimentado, no solo a los directivos, que ellos vean con que van a trabajar, ellos harán preguntas que ud. ni se imagina.

4. Asegúrese lo mayor posible su independencia del proveedor, no son pocos los casos en que un software vale poco pero el soporte es carísimo, incluso cuando es libre, recuerdo un caso de una empresa que implemento un ERP libre y luego para adecuaciones le querían cobrar $150 la hora de desarrollo, la empresa había optado justamente por una solución libre porque no podía gastar mucho dinero en una solución y adecuarla por ese monto por hora simplemente era imposible de manejar para ellos. Elija tecnología de amplio soporte en el mercado o al menos de precios asequibles, mejor aún si ya la domina su personal de soporte interno, irse por soluciones buenas pero desarrolladas en herramientas exóticas o demasiado caras es luego un problema. De ser posible asegurece de que siempre podrá de alguna manera disponer del código fuente para modificar o mejorar la herramienta, esto si su presupuesto se lo permite o es libre, si el contrato incluye esto haga la prueba de fuego, exija que el producto se compile directamente delante suyo y funcione igual que el que se vende en la caja, disponer de los esquemas y diseños tambien es una buena idea, es bastante complicado que un proveedor se los desee dar, pero si ud. adquiere un ERP libre esto no debería ser problema, exijalo, para el caso de productos propietarios lastimosamente no es igual.

5. Es buena idea invertir un poco mas y asumir 2 gastos adicionales para elegir un ERP, primero haga una auditoría informática de la empresa y ver realmente que es lo que necesitan, lo segundo es contratar un profesional o tercera empresa externa que sea la que lleve el control y aprobación del proyecto en sus diferentes fases y que obviamente sepa mucho del tema.

¿Es mejor hacer software in-house que comprar un ERP?

Todo lo que escribí podría hacernos pensar esto, pero no es lo que planteo, hacer software a medida o in-house es largo, tedioso y muchas veces mas costoso, tiene su ventajas adicionales pero si la magnitud de la empresa y especialmente los procesos de esta son demasiados su mejor opción es un ERP al cual seguramente luego tendrá que invertir adicionalmente en esas pequeñas cositas que nunca tomarón en cuenta y que para su empresa son necesarias.